Was ist Customer Service? Ein Leitfaden (2023)

Glücklicher Kunde, glückliches Unternehmen: Erfolg ist nur dann langfristig, wenn der Kunde und seine Bedürfnisse im Mittelpunkt stehen. Damit das gelingt, ist ein umfassender Customer Service unabdingbar. Was dieser leisten sollte, wie Sie seinen Erfolg messen und wie makelloser Kundenservice in der Praxis aussieht, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist Customer Service? Ein Leitfaden (1)

  1. Service, Care oder Support?
  2. Bedeutung des Customer Service
  3. Customer Service Manager
  4. Erfolge messen
  5. Tipps für Customer Service
  6. Beispiele

Was ist Customer Service?

Customer Service (Kundenservice) beschreibt die Interaktion zwischen Unternehmen und Kunde. Klassischerweise bezieht sich der Begriff vor allem auf die Unterstützung des Kunden, wenn dieser sich mit Problemen an das Unternehmen wendet. Modernere Ansätze verstehen darunter sämtliche Service-Leistungen eines Unternehmens zur Verbesserung der Kundenbindung vor, während und nach dem Kauf.

Customer Service, Customer Care, Customer Support: Was ist der Unterschied?

Alle drei Begriffe werden häufig synonym verwendet. Das liegt sicherlich auch daran, dass sich die Auffassung von Customer Service und den Leistungen, die er umfasst, in den letzten Jahren geändert haben. Dennoch wollen wir kurz etwas Klarheit in das Begriffsdickicht bringen.

1) Customer Service

Der klassischen Sichtweise zufolge ist Customer Service in erster Linie reaktiv. Er antwortet, wenn der Kunde sich mit Problemen an das Unternehmen wendet. Das betrifft vor allem die Phase nach dem Kauf. Service-Mitarbeiter können dann zum Beispiel bei technischen Problemen helfen oder Garantieansprüche umsetzen.

Aber nicht nur nach dem Kauf, sondern auch während des Kaufprozesses kann der Customer Service Interessenten unterstützen und so ihre Kaufentscheidung beeinflussen: Beispielsweise, wenn sich potenzielle Kunden mit Fragen zum Produkt an die Service-Hotline oder über WhatsApp an den Kundenservice wenden.

2) Customer Care

Customer Carebeschreibt dagegen einen umfassenderen und langfristigeren Service-Ansatz. Der Unterschied zum Customer Service im traditionellen Sinn besteht in einer etwas anderen Zielsetzung: Hier steht nicht nur die Problembehebung im Fokus, sondern der Kunde soll emotional an das Unternehmen gebunden werden, um die Weichen für eine langfristige Kundenbeziehung zu stellen.

Zu diesem Zweck werden im Rahmen von Customer Care professionelle Hilfestellungen vor, während und nach dem Kauf gegeben. Dementsprechend beschränkt sich der Service hier auch nicht auf den vom Kunden initiierten Kontakt, sondern geht weit darüber hinaus:

Service-Mitarbeiter gehen proaktiv auf den Kunden zu und bieten ihm weiterführende Informationen und Hilfe an. Gleichzeitig ist nicht nur die direkte Interaktion ein Thema der Customer Care, sondern die gesamte Buyer's Journey: An jedem Punkt des Kaufprozesses soll eine möglichst angenehme Customer Experience geboten werden.

3) Customer Support

Der Customer Support ist traditionell auf IT-Services bezogen. In diesem Kontext sollen Mitarbeiter mit konkretem technischen Fachwissen Anwendungsprobleme des Kunden nach dem Kauf lösen, damit er die Produkte korrekt, effektiv und effizient nutzen kann. Dabei folgt der Service einer Hierarchie über First, Second und Third Level Support.

Der First Level Support ist die erste Anlaufstelle, an die Kunden sich wenden können. Hier erreichen sie per Hotline, E-Mail oder Ticket-System den klassischen Kundenservice. Kleinere, wenig komplexe Probleme können so gegebenenfalls bereits gelöst werden.

Andernfalls wird die Anfrage an den Second Level Support weitergeleitet. Der erfolgt durch IT-Spezialisten, die Kunden bei fachbezogenen Fragen unterstützen können. Bei neu auftretenden oder sehr spezialisierten Problemen sind aber selbst die Fachleute manchmal überfragt.

(Video) #11 So geht Kundenservice!

In diesem Fall kommt der Third Level Support durch Lieferanten oder Software- und Hardware-Hersteller ins Spiel, die sich des Problems annehmen.

Diese klassische Unterteilung verschiedener Service-Aktivitäten und –Funktionen wird allerdings zunehmend obsolet. Seit immer mehr Unternehmen eine kundenzentrierte Unternehmensphilosophie verfolgen, beschränkt sich Customer Service kaum noch auf die reaktive Problemlösung. Stattdessen wird er zunehmend ganzheitlich verstanden und dient als Oberbegriff für alle Tätigkeiten und Prozesse, die der Kundenzufriedenheit und Kundenbindung dienen.

Customer Service ganzheitlich denken

Aus diesem Umdenken ergibt sich, dass Customer Service mehr sein muss als ein Call Center, das für Fragen zur Verfügung steht. Customer Service darf auch nichtallein die Aufgabe einer Abteilung sein. Vielmehr muss er als gemeinsame Aufgabe von Service, Marketing und Vertrieb begriffen werden.

Alledrei Abteilungen sollten Datensilos vermeiden und stattdessen effizient vernetzt sein, um jederzeit Information austauschen und von den Erkenntnissen der jeweils anderen Bereiche profitieren zu können. Nur so kann die gesamte Buyer's Journey effektiv auf die Kundenbedürfnisse ausgerichtet werden. Das lässt sich insbesondere durch den Einsatz eines Customer Relationship Management-Systems erreichen. Damit können Marketing, Vertrieb und Service auf zentral hinterlegte Informationen zugreifen und von automatisierten Workflows sowie festgelegten Zuständigkeiten profitieren.

In der Praxis bedeutet das: Service und Vertrieb können gleichermaßen produktbezogene Informationen nutzen, die die Beratungsleistung verbessern. Das Marketing profitiert von Rückmeldungen aus dem Service, sodass die Kommunikation präziser auf Nutzerbedürfnisse abgestimmt werden kann. Auf dieser Basis kann dann beispielsweise eine Knowledge Base entstehen. Eine solche Wissensdatenbank auf der Unternehmens-Website ermöglicht es Interessenten, sich auch ohne direkten Kontakt zum Service weiterführend zu informieren.

Was macht ein Customer Service Manager?

Um einen umfassenden Customer Service zu gewährleisten, kommen dem Customer Service Manager verschiedene Aufgaben zu:

1) Fragen beantworten

Manchmal reichenFAQ-Seiten nicht, um eine Frage zufriedenstellend zu beantworten. In diesem Fall ist der Customer Service an der Reihe. Künstliche Intelligenz hat zwar dazu beigetragen, die Mitarbeiter mit Chatbots zu entlasten, allerdings ersetzen sie menschliche Mitarbeiter nicht komplett. Auch wenn sie eine sinnvolle Erweiterung darstellen, die einfache Fragen rund um die Uhr beantwortet, erfordern komplexere Anliegen und das Bedürfnis nach persönlichem Kontaktimmer noch vielfach den Customer Service Manager.

Warum diese Position so wichtig ist, ist schnell erklärt: Vielfach findet der erste Kontakt zwischen potenziellem Kunden und Unternehmen telefonisch oder per E-Mail statt. Entsprechend prägen die Erfahrungen mit der Beratungsleistung maßgeblich das Bild, das sich der Interessent vom Unternehmen macht – was wiederum seine Kaufentscheidung positiv wie negativ beeinflussen kann.

2) Probleme lösen / Zusatzleistungen anbieten

Natürlich bleibt auch die klassische Arbeit des Customer Service nicht auf der Strecke: das Lösen von Problemen. Diese Zuständigkeit betrifft meist die Phase nach dem Kauf. Kunden sind mit dem Produkt nicht zufrieden oder beklagen Mängel. In diesem Fall kann der Customer Service Manager entweder Techniker organisieren oder das Rückgabemanagement übernehmen und Reklamationen ermöglichen.

Zu einem guten Customer Service gehört aber nicht nur die eigentliche Problemlösung, sondern auch die emotionale Betreuung. Der Customer Service Manager muss verärgerte Kunden ernst nehmen, beschwichtigen und entschädigen können.

Auch vor dem Kauf kann der Customer Service skeptischen Kunden zur Seite stehen, indem er zum Beispiel Produktproben organisiert oder verlängerte Garantien anbietet. Solche Optionen reduzieren das Risiko für den Käufer und überzeugen ihn so eventuell eher vom Kauf.

3) Einholen und Weiterleiten von Feedback

Nun gehen wir zu den proaktiven Tätigkeiten des Customer Serviceüber: Dazu gehört vor allem das Einholen von Feedback, zum Beispiel in Form von Kundenbefragungen oder Social Listening: Das Auswerten von Meinungen zu Unternehmen und Produkt in sozialen Medien. Nur so erfährt der Service, wie die Kunden die Customer Journey wirklich empfinden.

Diese Erkenntnisse dürfen natürlich nicht im Service verbleiben, sondern sollten unbedingt mit Marketing und Vertrieb geteilt werden, damit entsprechende Änderungen in Kommunikation und Verkauf vorgenommen werden können. Die Produktentwicklung muss informiert werden, falls ein Produkt systematische Defekte aufweist.

4) After Sales Management

Auch die Verkaufsnachsorge, das sogenannte After Sales Management, fällt in den Zuständigkeitsbereich des Customer Service. Der Hintergrund: Im Idealfall tätigen Kunden nicht nur einen Kauf, sondern bleiben Ihnen treu und werden zu Stammkunden.

Deshalb sollte die Betreuung mit dem Kauf auch nicht abreißen, sondern Sie sollten sich weiterhin um die Zufriedenheit des Kunden bemühen. Denn mit längerer Treue zum Unternehmen steigt auch der Customer Liftetime Value: Das Verhältnis von aufzuwendenden Kosten und Einnahmen durch den Kunden wird günstiger.

Häufige Maßnahmen im After Sales Management sind zum Beispiel Service-Verträge, die dem Kunden für eine bestimmte Zeit kostenlose Wartungsarbeiten garantieren. Auch Rabatte bei Folgekäufen werden hier gerne als Instrument eingesetzt.

Abzugrenzen ist das After Sales Management vom After Sales Marketing, auch wenn beide Disziplinen Berührungspunkte haben und letztlich das gleiche Ziel verfolgen. Aufgabe des After Sales Marketing ist es beispielsweise, dem Kunden den Kauf weiterer Produkte vorzuschlagen, die das vorhandene Produkt ergänzen.

5) Wichtige Informationen kommunizieren

(Video) So hart ist der Job im Call Center | Galileo | ProSieben

Da der Customer Service das Verbindungsglied zwischen Unternehmen und Kunde ist, ist es seine Aufgabe,Kunden relevante Informationen zu übermitteln. Das kann die unterschiedlichsten Bereiche betreffen. Unternehmensinterne Änderungen von Telefonnummern, Ansprechpartnern oder des Firmennamens gehören dazu. Der Customer Service kann aber auch auf individuelle Situationen des Kunden, zum Beispiel das Auslaufen eines Vertrags, aufmerksam machen.

Besonders heikel ist natürlich die Kommunikation kritischer Informationen, wie beispielsweise Preiserhöhungen. In diesen Fällen müssen Service-Mitarbeiter Fingerspitzengefühl beweisen, um Kunden unangenehme Änderungen empathisch und nachvollziehbar zu vermitteln.

Wie lässt sich der Erfolg des Customer Service messen?

Um zu überprüfen, wie gut der Customer Service Ihres Unternehmens wirklich funktioniert, und ihn gegebenenfalls zu verbessern, müssen Sie seine Leistung in Zahlen übersetzen.

Das funktioniert über die Berechnung der folgenden Kennzahlen:

1) CSAT

Diese Abkürzung steht für „Customer Satisfaction“. Diesen Wert ermitteln Sie, indem Sie Ihre Kunden ganz direkt bitten, den Kundenservice auf einer Skala (zum Beispiel von 1 bis 10) zu bewerten. Der Mittelwert aller Bewertungen bildet den CSAT.

2) Net Promoter Score

Dieser Score gibt an, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Kunde Ihr Unternehmen weiterempfiehlt. Im Gegensatz zum CSAT bildet er also eine Intention statt einer Emotion ab und ist daher noch handlungsrelevanter. Auch hier befragen Sie Ihre Kunden wieder ganz direkt:

„Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie uns weiterempfehlen?“

Erneut legen Sie eine Skala von 1 bis 10 zugrunde. Als „Promoter“können diejenigen eingestuft werden, die eine 9 oder 10 ankreuzen.

Unter die sogenannten „Passives“fallen alle, die eine 7 oder 8 angeben. Wer dagegen eine Zahl zwischen 0 und 6 ankreuzt, gilt als „Kritiker“ und wird Sie eher nicht weiterempfehlen. Um den NPS zu erhalten, ziehen Sie den prozentualen Anteil der „Promoter“ von dem der „Kritiker“ ab.

3) First Response Time

Schnelligkeit ist ein wesentlicher Faktor für die Qualität des Customer Service. (Potenzielle) Kunden wollen eine Antwort nicht irgendwann, sondern nach Möglichkeit sofort. Je schneller Sie eine Hilfestellung anbieten können, desto besser.

Erfassen Sie deshalb, wie viel Zeit durchschnittlich zwischen dem Eingehen eines Anliegens und der ersten Antwort eines Service-Mitarbeiters vergeht.

4) Retention Rate

Die Retention Rate – oder Kundenbindungsrate – gibt an, wie viel Prozent der über einen bestimmten Zeitpunkt gewonnen Kunden als Bestandskunden gehalten werden konnte. Dazu erfassen Sie die verbliebenen Kunden abzüglich neuer Kunden, dividieren das Ergebnis durch die Kunden zu Beginn des Erfassungszeitraums und multiplizieren das Ganze mit 100.

Diese Kennzahl gibt streng genommen keine Auskunft über die direkte Betreuungsleistung des Customer Service. Kunden können natürlich auch abwandern, weil sie mit der Produktqualität oder dem Preis-Leistungs-Verhältnis nicht zufrieden waren. Allerdings gehört es auch zu den Aufgaben des Kundenservice, genau diese Gründe transparent zu machenund weiterzuleiten, sodass das Unternehmen entsprechend reagieren kann.

5) SERVQUAL

Diese Kennzahl zur Erfassung der Service-Qualität wurde von Valarie Zeithaml und ihren Kollegen in den 1980er Jahren entwickelt. Kaum ein anderes Verfahren wird so häufig zur Messung der Qualität von Dienstleistungen genutzt.

Im sogenannten RATER-System werden Kunden zu fünf Dimensionen befragt:

  • Reliability: Wie zuverlässig und korrekt ist der Service?

  • Assurance: Wie höflich, sicher und kompetent treten die Service-Mitarbeiter auf?

    (Video) Am Telefon richtig verkaufen - Tipps für einen Telefonleitfaden | Telefonakquisewoche #1 (2020)

  • Tangibles: Wie ist das äußere Erscheinungsbild der Mitarbeiter?

  • Empathy: Wie gut können sich die Mitarbeiter in die Kunden hineinversetzen?

  • Responsiveness: Reagieren Mitarbeiter schnell und aktiv auf Anfragen?

6) Employee Engagement

Diese Kennzahl bezieht sich zwar nur indirekt auf die Qualität des Services, ist deshalb aber nicht weniger wichtig. Denn nur motivierte Mitarbeiter können wirklich hochwertigenund engagierten Service liefern.

Deshalb sollten Sie die Arbeitszufriedenheit im Auge behalten. Das geht zum einen über direkte Befragungen. Aber auch die Fluktuationsrate im Customer Service, die allgemeine Atmosphäre oder die investierte Zeit pro Kunde könnenAufschluss darüber geben, wie angenehm die Arbeitssituation in Ihrem Customer Service Team ist und wie sich das auf die Arbeitsleistung auswirkt.

Vorlagen

8 Vorlagen für das Onboarding Ihrer Kunden

Mit diesen acht Vorlagen können Sie einen reibungslosen, transparenten Prozess für das Onboarding neuer Kunden entwickeln.

Tipps für tadellosen Customer Service

Makelloser Customer Service hängt von vielen Faktoren ab. Damit Ihre Kunden wirklich zufrieden sind, sind die folgenden Aspekte essenziell:

1) Leistungen realistisch kommunizieren

Zu Beginn der Beziehung müssen Sie die Erwartungshaltung des Kunden mit der Realität abgleichen. Machen Sie deutlich, was Sie leisten können, gehen Sie aber auch offen mit dem um, was Sie nicht bieten können.

Bleiben Sie dabei realistisch und schüren Sie keine unhaltbaren Erwartungen. Stapeln Sie eher tief, dann können Sie Ihren Kunden gegebenenfalls positiv überraschen, statt gerade so das vereinbarte Pensum zu erreichen oder sogar darunter zu bleiben.

2) Mehr liefern als versprochen

Guter Customer Service liefert immer ein wenig mehr, als der Kunde erwartet. Denn „Arbeit nach Vorschrift“ setzt der Kunde voraus, sie wird ihn nicht begeistern und an das Unternehmen binden.

Waren Sie bei der Einschätzung Ihrer Leistungen eher bescheiden, sollte es ein Leichtes sein, die gesetzten Erwartungen zu übertreffen. Das kann zum Beispiel durch das frühere Abschließen eines Auftrags geschehen, aber auch durch einen Rabattcode oder eine kostenlose Zusatzleistung. So hinterlassen Sie einen positiven Eindruck und bleiben dem Kunden im Gedächtnis.

3) Kundenbedürfnisse an die erste Stelle setzen

Damit Sie eine positive emotionale Bindung zu Ihren Kunden aufbauen können, dürfen Sie sie nicht nur als kurzfristige Einkommensquellen betrachten. Behandeln Sie sie vielmehr wie Freunde, denen Sie zum Beispiel eine Karte zu Weihnachten oder zum Geburtstag schicken.

Demonstrieren Sie, dass es Ihnen nicht nur um Ihren (kurzfristigen) Gewinn geht, beispielsweise indem Sie andere Dienstleister empfehlen, ohne eine Vermittlungsgebühr zu erheben. Hat der Kunde das Gefühl, dass es Ihnen wirklich um sein Wohlergehen geht, wird er Ihnen auch weiterhin vertrauen und treu bleiben.

Best Practice Beispiele: Diese Unternehmen überzeugen mit gutem Kundenservice

Die Wirtschaftswoche ermittelt gemeinsam mit Service Value GmbHjährlich die Unternehmen mit dem besten Kundenservice.

Für das Jahr 2019 führen Sportartikel-Hersteller wie Adidas und Nike die Liste an. Sie zeichnet vor allem aus, dass Kunden Produkte individuell nach ihren Wünschen gestalten können.

Was ist Customer Service? Ein Leitfaden (2)

(Video) Kundenservice der Versicherung im Callcenter, Kundenbetreuung der NÜRNBERGER Versicherungsgruppe

Bild: NIKE

Ebenfalls besonders beliebt bei Kunden: Drogerieketten. Hier führt dmdas Ranking an, was durch verschiedene Faktoren bedingt ist. Kunden schätzen sowohl die angenehme Ladenatmosphäre mit breiten Gängen als auch die qualitativ hochwertigen Eigenmarken.

Gleichzeitig ist die Rücknahme besonders unkompliziert: dm nimmt selbst angebrochene Produkte, teils sogar ohne Kassenzettel, zurück. Auch die guten Kontaktmöglichkeiten – sowohl vor Ort als auch über soziale Medien – werden von den befragten Kunden hervorgehoben.

Ein weiterer Erfolgsfaktor für dmist das Sponsoring derBeauty-Messe „Glow“, die inzwischen „Glow by dm“ heißt. Zweimal im Jahr treffen sich hier zwei Tage lang Teenager, die an den Themen Schönheit und Mode interessiert sind. Zuletzt verzeichnete die Messe ganze 17.000Teilnehmer.

Festzuhalten ist an dieser Stelle, dass solche Events nicht nur auf die Kundenzufriedenheit, sondern auch auf das positive Marken-Image insgesamt einzahlen.

Was ist Customer Service? Ein Leitfaden (3)

Bild: dm

Dank hervorragendem klassischen Kundenservice führt Miele das Feld unter den Anbietern von Elektrogroßgeräten an:

Bei Events wie „How to Cook“oder „Tafelkünstler“lernen Kunden nicht nur das Kochen, sondern auch die entsprechenden Miele-Küchengeräte näher kennen.

Mit der Online-Störungshilfe können Kunden versuchen, selbstständig eine Lösung für ihr Problem zu finden. Gelingt das nicht, können sie direkt online den Reparaturservice buchen. Der Miele-Werkkundendienst ist dabei seit Jahren Testsieger unter den Kundendienstleistungen.Schnelligkeit, Freundlichkeit und nicht zuletzt guteErreichbarkeit sind dabei entscheidende Faktoren.

Dass kleine Mittelständler mit einem guten Kundenservice auch an riesigen Konzernen vorbeiziehen können, zeigt das Beispiel des Mineralwasser-Herstellers Franken Brunnen, der im Kunden-Ranking noch vor Coca-Cola landet.

Der bietet seinen Kunden eine übersichtliche Website mit ausführlichen Produktinformationen. Dort finden sich auch Statements zu Mission, Qualitätund Nachhaltigkeit, die dem Unternehmen einen Charakter verleihen, mit demsich Kunden identifizieren können.

Außerdem bietet das Unternehmen Interessierten die Möglichkeit, sich im Rahmen eines Rundgangs durch die Produktionsstätte selbst ein Bild vom Herstellungsprozess zu machen. Das vermittelt maximale Transparenz.

Was ist Customer Service? Ein Leitfaden (4)

Bild: Franken Brunnen

Diese Beispiele machen noch einmal deutlich: Customer Service beschränkt sich nicht nur auf die Mitarbeiter, die die Service-Hotline betreuen. Er spiegelt sich vielmehr in allen Unternehmensbereichen wider, vom Produkt-Portfolio über den Point-of-Sale bis zum durchdachten Marketing.

Nur, wenn Customer Service nicht als Aufgabe einer separaten Abteilung, sondern als Grundprinzip aller Unternehmensaktivitäten begriffen wird, können Sie ein wirklich kundenzentriertes Unternehmen mit engen Kundenbeziehungen aufbauen.

Was ist Customer Service? Ein Leitfaden (5)

Headerbild: Mykyta Dolmatov / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 27. April 2020, aktualisiert am Januar 19 2023

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(Video) Die Wahrheit über Merch by Amazon (und warum Menschen scheitern!) - Print-on-Demand Amazon

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FAQs

Who can I talk to about my EIN number? ›

Ask the IRS to search for your EIN by calling the Business & Specialty Tax Line at 800-829-4933.

How do I contact the IRS for an EIN? ›

Simply call (800) 829-4933 and select EIN from the list of options.

What if I made a mistake on my EIN application? ›

Contact the IRS

Instead, you'll likely need to send a letter to the IRS to make changes. Here's the information you'll need to include in your letter: Full legal name and Social Security number (SSN) or Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) of the responsible party. The business's full legal name.

Why was my EIN number denied? ›

What is an EIN Application rejection? If your entity name is not unique and the IRS finds one that is similar, you may be denied an EIN. Limited Liability Companies and corporations can't file articles of organization or incorporation until there is a unique entity name for that specific state.

What is the best time to call the IRS? ›

A good rule of thumb: Call as early in the morning as possible. Phones are open from 7 a.m. to 7 p.m. (your local time) Monday to Friday, except: Residents of Hawaii and Alaska should follow Pacific time.

Can I live chat with an IRS agent? ›

IRS unveils voice and chat bots to assist taxpayers with simple collection questions and tasks; provides faster service, reduced wait times | Internal Revenue Service.

Can I check the status of my EIN? ›

Call the IRS. The best number to call is (+1) 800-829-4933. When you hear the various menu options, select option 1, then option 1 again, and then option 3. You can call during IRS Business hours: 7:00 a.m. - 7:00 p.m. Eastern Standard Time (GMT-5).

What to do if you can't get through to the IRS? ›

Make an In-Person Appointment at a Local IRS Taxpayer Assistance Center (TAC) The IRS has locations in every state where you can receive in-person assistance at a local office. The Taxpayer Assistance Center page lists where you can find TAC help in your state.

How do I call the IRS with a question? ›

You can call 1-800-829-1040 to get answers to your federal tax questions 24 hours a day. Tax forms and instructions for current and prior years are available by calling 1-800-829-3676. You can also order free publications on a wide variety of tax topics.

Can I cancel my EIN and get a new one? ›

More In File

The IRS cannot cancel your EIN. Once an EIN has been assigned to a business entity, it becomes the permanent Federal taxpayer identification number for that entity. Regardless of whether the EIN is ever used to file Federal tax returns, the EIN is never reused or reassigned to another business entity.

Can someone steal your identity with your EIN? ›

Risk of Identity Theft

Similar to personal identity theft, stealing your EIN is the first step in corporate identity theft. Once someone gets your EIN number, he can establish corporate credit card accounts, business banking accounts and even establish personal credit without your knowing it.

Can you change information on a EIN number? ›

IRS regulations require EIN holders to update responsible party information within 60 days of any change by filing Form 8822-B, Change of Address or Responsible Party - Business. It is critical that the IRS have accurate information in cases of identity theft or other fraud issues related to EINs or business accounts.

How long does it take to get approved for an EIN? ›

The processing timeframe for an EIN application received by mail is four weeks. Ensure that the Form SS-4PDF contains all of the required information. If it is determined that the entity needs a new EIN, one will be assigned using the appropriate procedures for the entity type and mailed to the taxpayer.

Does EIN affect credit score? ›

You have a personal credit score that's tied to your identity, primarily through your Social Security Number (SSN). If your business has a separate “Employer Identification Number” (EIN) or “Tax Identification Number” (TIN), then your business will have its own credit score associated with that number.

Is an EIN tied to my SSN? ›

An EIN is not linked or associated with your SSN. As such, it provides additional personal privacy protection by using a different number than your SSN for reporting purposes. You can easily apply online for the EIN through the IRS. In addition to privacy, there are other advantages to obtain an EIN.

How can I talk to a IRS agent fast? ›

The IRS telephone number is 1-800-829-1040.

Once you've set your language, do NOT choose Option 1 (regarding refund info). Choose option 2 for “Personal Income Tax” instead. Next, press 1 for “form, tax history, or payment”. Next, press 3 “for all other questions.”

How long is the wait to talk to someone at the IRS? ›

Telephone service wait times can average 13 minutes. Some telephone service lines may have longer wait times. Telephone service wait times are higher on Monday and Tuesday, during Presidents Day weekend and around the April tax filing deadline.

How do I call the IRS without waiting? ›

The IRS callback system is a way for taxpayers to get help with their tax returns without having to wait on hold. Simply call the IRS at 1-800-829-1040 and follow the prompts to reach the callback option. Leave a message with your contact number and the best time to reach you.

Does IRS ever answer the phone? ›

You're welcome to call the main IRS number (Monday through Friday, 7 a.m. to 7 p.m. local time). The agency's average telephone service waiting time is 13 minutes during filing season (January through April) and 19 minutes off-season (May through December).

How do I find my EIN confirmation letter online? ›

Unfortunately, you cannot get a copy of the IRS EIN confirmation letter online. The IRS will not email or fax the letter, they will send it via mail within eight to ten weeks of issuing your company a Federal Tax ID Number.

How long is your EIN active? ›

The answer to SSNs and EINs expiring is that they don't. Once you have one of those, it's yours forever. You don't have to reapply for one at a later date.

Why won t the IRS answer? ›

The IRS is already sitting on a backlog of almost 5 million pieces of mail from taxpayers and accountants — on top of a backlog of 6 million unprocessed individual tax returns, according to the NTA. Both logjams are causing holdups and delays in processing returns and solving taxpayer problems, experts say.

Can I freeze my EIN number? ›

No, you cannot place a freeze on your Experian business credit report. If you're concerned that your business information is being used inappropriately, Experian recommends the following actions: 1) Monitor your business credit report.

Can I have 2 EIN numbers? ›

The simple answer to the question of how many EINs you are allowed is as many as the number of business entities you have. A single business or entity can have only one, although there are situations where you will need to apply for a new one due to changes to your business.

Can I change the name on existing EIN number? ›

If the EIN was recently assigned and filing liability has yet to be determined, send Business Name Change requests to the IRS address where you file your return. In some situations a name change may require a new Employer Identification Number (EIN) or a final return.

What happens if someone gets my EIN number? ›

If you determine your identity has been misused and an EIN has been improperly assigned to you. Consider filing a Form 14039-B, Business Identity Theft AffidavitPDF or contact us for specialized assistance, toll-free, at 800-908-4490.

Can you use your EIN as your Social? ›

You can use an EIN instead of an SSN on W-9. You are required to file a W-9 form with any company that pays your more than $600 per annum. The company files the IRS form 1099-MISC and sends you a copy. You are also allowed to file Form 1099-MISC with your SSN or an EIN.

Can an EIN be the same as someone's SSN? ›

No, an EIN is not the same as a Social Security Number. An EIN is an Employer Identification Number and a Social Security Number is an individual's Tax ID Number. Although the two numbers have similar tax reporting purposes, an EIN is strictly used for a business.

Can I add another business to my EIN? ›

Can I use the same EIN for multiple businesses? If you have multiple businesses and they are not established as legally separate entities, you can use the same EIN for all of them, even if they have different trade names or “DBA” names.

Can I change the address on my EIN number? ›

EIN Update Letters and Forms

According to the IRS, you can also use Form 8822-B to update your address. This form includes spaces to record your EIN, former address, current address and more. You can also use this form to change the responsible party for your business.

Can EIN be rejected? ›

Being denied an EIN means your business likely already has one. You only need a new EIN if there has been a significant change to the business's structure. Your EIN application may be rejected if: Your LLC has the same name as another entity in the US (this is usually accompanied by reference number 101)

Does EIN build credit? ›

You can also apply for a small business loan to begin to build the credit associated with your EIN. Before applying for a line of credit, loan or bank account, you need an EIN. You can start by filling out an application for an EIN number here. You can also learn how to start an LLC.

How many EIN Can I get in a day? ›

To ensure fair and equitable treatment for all taxpayers, the IRS issues only one EIN per responsible party per day. This limitation is applicable to all requests for EINs, whether online, by telephone, fax, or mail.

Can I buy a house with my EIN number? ›

Employee Identification Number

Before you can apply for a mortgage, you must file with the IRS and receive an EIN number. Even if you don't have employees, it's crucial to prove that you've taken the proper steps to set up your business correctly.

Can you purchase a car with EIN number? ›

Yes, it is possible to buy a car with an EIN number, you just need to be sure to clarify with the sales team that this is your intention. When buying the car, make it clear that it's a business purchase of the vehicle, not a personal one as this impacts which credit application you'll have to fill out.

What are the benefits of having an EIN number? ›

An EIN is a unique nine-digit number that identifies your business for tax purposes. It's similar to a Social Security number but is meant for business related items only. As a business owner, you'll need an EIN to open a business bank account, apply for business licenses and file your tax returns.

Can I use my EIN to get a loan? ›

Can I Get a Loan with Just My Business EIN? Yes, there are certain circumstances where a lender will not use your personal credit score, but only your EIN as a factor in lending to you. Note that they won't just use your EIN in isolation, as there are many factors that go into qualifying for a small business loan.

Can I look up my EIN online? ›

The IRS doesn't provide a public database you can use to look up EIN numbers for your own company or others. However, you can look at your EIN confirmation letter or other places your number may be recorded, including previously filed tax returns or old financing documents.

Can I get a copy of my EIN letter online? ›

Unfortunately, you cannot get a copy of the IRS EIN confirmation letter online. The IRS will not email or fax the letter, they will send it via mail within eight to ten weeks of issuing your company a Federal Tax ID Number.

How do I get a copy of my EIN confirmation letter? ›

The only way to get an EIN Verification Letter (147C) is to call the IRS at 1-800-829-4933. For security reasons, the IRS will never send anything by email.

How do I check the status of my EIN application? ›

Call 800-829-4933 to verify a number or to ask about the status of an application by mail.

How do I verify a company's EIN number? ›

Call the IRS Business & Specialty Tax Line at 800-829-4933, which operates from 7:00 a.m. to 7:00 p.m., Monday through Friday. An assistant will ask for identifying information before providing the number. Why?

How can I download my EIN number? ›

The easiest way to get a copy of an EIN verification letter is to call the IRS. Follow the below process to obtain a tax ID verification letter from the IRS: Call the IRS support at 800-829-4933. Provide the name of your business and other verification details like address and phone number to the support executive.

Is a company's EIN public information? ›

Is EIN public information? Yes, it is, but should be strictly guarded. An employer identification number (EIN) is a number exclusively assigned to an entity to enable the Internal Revenue Service (IRS) to easily identify such an entity.

How long does it take to get an EIN verification letter? ›

If you do not include a return fax number, it will take about two weeks. If you apply by mail, send your completed Form SS-4PDF at least four to five weeks before you need your EIN to file a return or make a deposit.

How long does it take to get an EIN confirmation letter? ›

The EIN confirmation letter is sent to the address provided on the SS-4 form, eight to ten weeks following the issuance of the Federal Tax ID Number.

Can I access my EIN letter? ›

If you received an EIN for your business but misplaced the verification letter, follow the instructions below to request a copy (147c). Call the IRS Business & Specialty Tax Line at 1-800-829-4933 (toll-free) between 7:00 a.m. and 7:00 p.m. local time, Monday through Friday.

What is an EIN confirmation letter? ›

A CP 575 EIN Confirmation Letter is a document issued by the Internal Revenue Service (IRS) to confirm the unique Employer Identification Number (EIN) they have issued to a new business.

How long does it take to get a 147C letter? ›

Here's how you request an EIN Verification Letter (147C)

4) The IRS agent can mail or fax you the 147C Letter, CHOOSE FAX! -> This way they can fax it to you right away (you can set up a free fax # at https://hellofax.com) If you choose mail -> it will take 4+ weeks to arrive.

How long does an EIN stay active? ›

Once an EIN has been assigned to a business entity, it becomes the permanent Federal taxpayer identification number for that entity. Regardless of whether the EIN is ever used to file Federal tax returns, the EIN is never reused or reassigned to another business entity.

Why is EIN application rejected? ›

Being denied an EIN means your business likely already has one. You only need a new EIN if there has been a significant change to the business's structure. Your EIN application may be rejected if: Your LLC has the same name as another entity in the US (this is usually accompanied by reference number 101)

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Author: Errol Quitzon

Last Updated: 01/16/2023

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Author information

Name: Errol Quitzon

Birthday: 1993-04-02

Address: 70604 Haley Lane, Port Weldonside, TN 99233-0942

Phone: +9665282866296

Job: Product Retail Agent

Hobby: Computer programming, Horseback riding, Hooping, Dance, Ice skating, Backpacking, Rafting

Introduction: My name is Errol Quitzon, I am a fair, cute, fancy, clean, attractive, sparkling, kind person who loves writing and wants to share my knowledge and understanding with you.